Vagas: Assistente Administrativo

Pemba, Moçambique

Tendências

Informações do trabalho

• Identificação do trabalho: 29009
• Data de postagem: 10/10/2025, 20h10
• Inscreva-se antes de: 27/10/2025, 05:59 AM
• Horário de trabalho: Tempo integral
• Aluguéis Pemba, Moçambique
• Agência: PNUD
• Grau: NPSA-5
• Tipo de vaga: Contrato Nacional de Serviço de Pessoal
• Área de atuação: Eficácia
• Gabinete: Gabinete Regional para África
• Duração do contrato: 1 ano
• Educação e experiência profissional: Bacharelado – 2 ano(s) de experiência OU Certificado de ensino médio – 5 ano(s) de experiência
• Idiomas obrigatórios: Fluência em inglês e português
• Cronograma de vagas1 semana

Descrição do trabalho

Antecedentes

Propósito do trabalho e contexto organizacional

Desde 2017, Cabo Delgado, no norte de Moçambique, tem sofrido uma violência crescente por parte de Grupos Armados Não Estatais (NSAG), enraizada numa profunda exclusão socioeconómica agravada pelas recentes descobertas de recursos naturais. O conflito perturbou gravemente a prestação de serviços, intensificou os já elevados níveis de analfabetismo (60% vs 40% a nível nacional) e agravou o desemprego juvenil extremo (duas a três vezes superior ao dos adultos). As mulheres e as raparigas continuam desproporcionalmente vulneráveis devido às desigualdades de género arraigadas, à educação limitada e às elevadas taxas de violência baseada no género. Enquanto isso, as instituições locais enfrentam dificuldades com capacidade limitada para fornecer serviços básicos em meio à insegurança e ao deslocamento.

Para enfrentar estes desafios, o Banco Africano de Desenvolvimento (BAD) está a financiar o Investimento Resiliente para Empoderamento Socioeconómico, Paz e Segurança (RISE-PS) projecto, implementado pelo PNUD em colaboração com o Governo de Moçambique e executado através da Agência de Desenvolvimento Integrado do Norte (ADIN). O projeto visa restaurar os meios de subsistência, expandir as oportunidades económicas e melhorar o acesso a serviços sociais sensíveis ao género como caminho para a construção da paz e resiliência em Cabo Delgado.

O projeto RISE-PS está estruturado em torno de quatro componentes interligados:

1. Acesso à Infraestrutura Social – Reabilitação de 150 instalações comunitárias (escolas, centros juvenis, mercados rurais, postos de saúde, sistemas de água, bueiros, etc.) através de abordagens comunitárias e de mão-de-obra intensiva, criando ~4.500 empregos de curto prazo para jovens e mulheres vulneráveis, impactando quase 20.000 pessoas.
2. Desenvolvimento de Competências e Empreendedorismo – Fornecimento de formação profissional (TVET) e apoio ao arranque a mais de 2.200 jovens, mulheres e pessoas com deficiência; concessão de subsídios condicionais para restaurar 2.000 microempresas; e criação de centros de Serviços de Desenvolvimento Empresarial (BDS) em Palma, Pemba e Ancuabe, alavancando parceiros do sector privado como MozUp e MozParks.
3. Crescimento do setor privado e acesso ao mercado – Construção de uma Aldeia de PME dentro do Centro Agroindustrial Afungi (50.000 m² com armazéns, oficinas, centros logísticos, serviços de energia/água/saneamento e instalações de incubação) para acolher até 100 PME, metade pertencentes a mulheres. O projeto também facilitará vínculos comerciais, formalização de 500 MPMEs e acesso ao mercado para produtores locais.
4. Apoio Institucional e Gestão de Projetos – Fortalecer a capacidade da ADIN de liderar o desenvolvimento sensível a conflitos, coordenar investimentos positivos para a paz, gerenciar sistemas de dados e envolver comunidades por meio de estruturas transparentes de seleção de beneficiários validadas pela Interpeace.

O Assistente Administrativo fornecerá suporte administrativo, administrativo e logístico abrangente à Unidade de Gerenciamento de Projetos (PMU), permitindo operações diárias tranquilas e entrega eficaz das atividades do projeto. Sob a orientação e supervisão do Gerente de Operações, o Assistente Administrativo gerencia cronogramas, correspondências e registros de projetos; organiza reuniões, workshops e missões; e dá suporte a processos de aquisição, RH e financeiros em conformidade com os padrões do PNUD e do BAD. A função inclui preparar relatórios e materiais de comunicação, manter sistemas de arquivamento precisos e garantir arranjos logísticos eficientes para atividades de campo. O Assistente Administrativo trabalha em estreita colaboração com as operações, o programa,e pessoal do projecto no Escritório Nacional, bem como noutras agências da ONU, para trocar informações e garantir uma prestação consistente de serviços. A função promove uma abordagem orientada para o cliente, focada na qualidade e nos resultados, garantindo que o pessoal técnico permaneça apoiado para se concentrar na obtenção dos resultados do projeto dentro do prazo e com a qualidade exigida.

Deveres e responsabilidades:

Com base nos antecedentes acima mencionados, o PNUD está a planear recrutar um Assistente Administrativo para o projecto RISE-PS. O titular terá as seguintes funções e responsabilidades:

1. Fornecer suporte administrativo e logístico à Unidade de Gerenciamento de Projetos.

• Agende e coordene reuniões internas, briefings e sessões de planejamento.
• Prepare pautas de reuniões, faça atas e acompanhe os itens de ação.
• Gerencie materiais de escritório e garanta a disponibilidade de recursos essenciais.
• Suporte à preparação, formatação e impressão de documentos para atividades do projeto.
• Auxiliar nos arranjos logísticos para eventos do projeto e visitas de campo.
• Acompanhe os prazos e mantenha um calendário compartilhado para a PMU.
• Facilitar a comunicação entre a PMU e outros departamentos. 

2. Apoie processos de aquisição, financeiros e de RH de acordo com os procedimentos organizacionais.

• Preparar e enviar solicitações de aquisição de acordo com as diretrizes do PNUD.
• Auxiliar na elaboração de Termos de Referência (TORs) e escopos de trabalho para consultores e fornecedores.
• Acompanhe e reconcilie relatórios de caixa e despesas.
• Apoiar processos de recrutamento, incluindo agendamento de entrevistas e compilação de documentação.
• Mantenha registros de contratos, ordens de compra e pagamentos.
• Estabelecer contato com unidades financeiras e de RH para garantir o processamento oportuno das transações.  

3. Coordenar viagens, workshops e missões de campo.

• Organize reservas de viagens e itinerários para funcionários e consultores.
• Prepare autorizações de viagem e garanta a conformidade com as políticas de viagem.
• Coordenar a logística dos workshops, incluindo local, catering e materiais.
• Compile listas de participantes e gerencie o registro do workshop.
• Apoiar o planeamento de missões no terreno, incluindo transporte e alojamento.
• Garantir a apresentação atempada de pedidos de viagem e relatórios de missão.
• Mantenha um calendário de viagens e eventos para visibilidade e planejamento.

4. Mantenha sistemas precisos de arquivamento, correspondência e manutenção de registros.

• Organizar e atualizar sistemas de arquivamento digital e físico para documentos de projetos.
• Mantenha registros de correspondência recebida e enviada.
• Arquive contratos, relatórios e registros de reuniões sistematicamente.
• Garantir a confidencialidade e o armazenamento seguro de documentos confidenciais.
• Crie modelos para documentação padronizada.
• Realize auditorias periódicas dos arquivos para garantir integridade e precisão.
• Apoiar a recuperação de documentos para fins de auditorias ou relatórios.

5. Auxiliar na preparação de relatórios de projetos, apresentações e comunicações.

• Compilar dados e contribuições de equipes de campo e parceiros para relatórios.
• Rascunhos de secções de relatórios de progresso e actualizações dos doadores.
• Projetar e formatar apresentações para reuniões e briefings com as partes interessadas.
• Apoie o desenvolvimento de boletins informativos, fichas informativas e materiais de visibilidade.
• Coordenar a tradução de documentos quando necessário.
• Revise e edite as comunicações para maior clareza e consistência.
• Mantenha um repositório de fotos de projetos e histórias de sucesso.

6. Garanta o bom funcionamento diário do escritório do projeto.

• Monitore a manutenção do escritório e entre em contato com os prestadores de serviços conforme necessário.
• Garantir a funcionalidade dos equipamentos de TI e coordenar o suporte técnico.
• Acompanhe a frequência e deixe registros para a equipe do projeto.
• Gerencie o acesso ao escritório e os protocolos de segurança.
• Apoiar a integração de novos funcionários e consultores.
• Mantenha o inventário dos ativos do escritório e realize verificações regulares.
• Resolva problemas operacionais do dia a dia de forma rápida e eficiente.

7. Estabelecer ligação com homólogos institucionais para alinhar os processos administrativos.

• Agende reuniões de coordenação com instituições governamentais e parceiras.
• Compartilhe atualizações e documentação para garantir o alinhamento dos procedimentos.
• Apoiar sessões conjuntas de planeamento e revisão com homólogos.
• Facilitar o intercâmbio de modelos administrativos e formatos de relatórios.
• Acompanhe os compromissos e acompanhe as ações acordadas.
• Manter listas de contactos e registos de comunicação com parceiros institucionais.
• Participe de fóruns quando delegado.

8. Execute quaisquer outras tarefas atribuídas pelo Gerente de Operações.

• Fornecer suporte durante tarefas de emergência ou de alta prioridade.
• Auxiliar na coleta ou análise de dados para tarefas especiais.
• Contribuir para auditorias internas ou revisões de conformidade.
• Apoie visitas de doadores ou missões de alto nível, conforme necessário.
• Participe de iniciativas ou grupos de trabalho multifuncionais.
• Assuma responsabilidades temporárias durante ausências de funcionários

Habilidades e experiência necessárias

Educação:

• É necessário ensino secundário. 
• O diploma universitário (bacharelado) em Administração de Empresas, Administração Pública, Finanças/Contabilidade ou área equivalente será devidamente considerado, mas não é um requisito.

Experiência: Mínimo de 5 (cinco) anos (com ensino médio) ou 2 (dois) anos (com bacharelado) de experiência relevante em gestão e supervisão financeira, ou experiência em vários aspectos da administração, incluindo administração geral, compras e recursos humanos.

Habilidades necessárias: 

• Conhecimento e experiência no uso de computadores e pacotes de software de escritório (MS Word, Excel, etc.).
• Conhecimento prático de planilhas e pacotes de banco de dados, bem como experiência no manuseio de sistemas de gerenciamento baseados na web.

Igualdade de oportunidades

Como empregador que oferece oportunidades iguais, o PNUD valoriza a diversidade como uma expressão da multiplicidade de nações e culturas onde operamos e, como tal, incentivamos candidatos qualificados de todas as origens a se candidatarem a cargos na organização. Nossas decisões de emprego são baseadas no mérito e na adequação à função, sem discriminação. 

O PNUD também está empenhado em criar um local de trabalho inclusivo onde todo o pessoal tenha o poder de contribuir para a nossa missão, seja valorizado, possa prosperar e beneficiar de oportunidades de carreira abertas a todos.

Assédio sexual, exploração e abuso de autoridade

O PNUD não tolera assédio, assédio sexual, exploração, discriminação e abuso de autoridade. Todos os candidatos selecionados, portanto, passam por verificações relevantes e espera-se que cumpram os respectivos padrões e princípios. 

Direito de selecionar vários candidatos

O PNUD reserva-se o direito de selecionar um ou mais candidatos a partir deste anúncio de vaga.  Também poderemos reter candidaturas e considerar candidatos que se candidatem a este cargo para outros cargos semelhantes no PNUD no mesmo nível de escolaridade e com descrição de cargo, experiência e requisitos educacionais semelhantes.

Scam alert

O PNUD não cobra nenhuma taxa em nenhuma fase do seu processo de recrutamento. Para mais informações, consulte www.undp.org/scam-alert.

COMO SE CANDIDATAR

Para se candidatar, acesse o seguinte link:

Assistente Administrativo – Carreiras do PNUD